Accordo sul trattamento dei dati (allegato 1 ai Termini di servizio)

1. Questo accordo fa parte dei Termini di servizio di KantaPass. Il titolare del trattamento è il Cliente che usa KantaPass. Il responsabile del trattamento è KantaPass Oy (codice d'impresa finlandese 3612988-5).
2. Questo accordo soddisfa i requisiti dell'articolo 28 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679 ("GDPR"). Si applica ai dati personali dei possessori delle tessere che KantaPass tratta per conto del Cliente. L'oggetto, la durata, la natura e la finalità del trattamento, nonché i tipi di dati e di interessati, sono descritti nell'allegato A.
3. I termini hanno lo stesso significato del GDPR.

1. Il Cliente deve disporre di una base giuridica per il trattamento, fornire ai possessori le informazioni richieste dall'articolo 13 del GDPR e disporre dei consensi necessari per il marketing.
2. Le istruzioni documentate del Cliente sono questo accordo, i Termini di servizio e le scelte e impostazioni che il Cliente configura nel servizio. Ulteriori istruzioni sono date per iscritto e devono essere compatibili con le funzioni del servizio.

KantaPass:

1. tratta i dati personali solo su istruzione documentata del Cliente, anche per i trasferimenti al di fuori dell'UE e del SEE, salvo che il diritto dell'UE o di uno Stato membro disponga diversamente. In tal caso KantaPass informa il Cliente di tale obbligo prima del trattamento, salvo che la legge lo vieti.
2. informa il Cliente senza ritardo se ritiene che un'istruzione violi la normativa sulla protezione dei dati.
3. garantisce che le persone che trattano i dati si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un obbligo legale di riservatezza.
4. adotta le misure tecniche e organizzative richieste dall'articolo 32 del GDPR, descritte nell'allegato B.
5. rispetta la sezione 4 quando ricorre a sub-responsabili.
6. assiste il Cliente nel rispondere alle richieste degli interessati. Nel servizio il Cliente può autonomamente cercare, rettificare, esportare e cancellare i dati di un possessore e interrompere le offerte per un possessore. I possessori possono eliminare la propria tessera e revocare il consenso al marketing nella pagina della tessera. Quando un possessore viene eliminato, vengono cancellati nome, email, telefono e data di nascita, il marketing viene interrotto, le registrazioni wallet vengono eliminate e la tessera Google Wallet viene fatta scadere. Lo storico dei timbri viene conservato per le statistiche del Cliente senza tali dati. Se un possessore invia una richiesta a KantaPass, KantaPass la inoltra al Cliente senza ritardo e non vi risponde autonomamente senza istruzioni del Cliente.
7. assiste il Cliente negli obblighi degli articoli da 32 a 36 del GDPR, come le valutazioni d'impatto e la consultazione preventiva, tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni a disposizione di KantaPass.
8. notifica al Cliente una violazione dei dati personali senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza. La notifica contiene le informazioni dell'articolo 33, paragrafo 3, del GDPR nella misura in cui sono note, e viene integrata man mano che ne emergono altre.
9. cancella o restituisce i dati personali alla cessazione dell'accordo ai sensi della sezione 6.
10. mette a disposizione del Cliente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo e consente audit ai sensi della sezione 5.
11. tiene un registro delle attività di trattamento ai sensi dell'articolo 30, paragrafo 2, del GDPR.
12. non vende dati personali né li usa per finalità proprie.

1. Il Cliente concede un'autorizzazione generale preventiva per i sub-responsabili elencati nell'allegato C.
2. KantaPass informa il Cliente via email almeno 30 giorni prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile. Il Cliente può opporsi alla modifica per ragionevoli motivi di protezione dei dati prima che entri in vigore. Se le parti non trovano una soluzione, il Cliente può recedere dal contratto prima della modifica, e il periodo prepagato non utilizzato gli verrà rimborsato.
3. KantaPass impone contrattualmente ai sub-responsabili gli stessi obblighi di protezione dei dati di questo accordo. KantaPass resta responsabile verso il Cliente dell'adempimento dei propri sub-responsabili.
4. I dati personali sono trasferiti al di fuori dell'UE e del SEE solo in conformità al capo V del GDPR. Le basi dei trasferimenti sono indicate nell'allegato C.

Su richiesta, KantaPass fornisce una relazione scritta sul rispetto di questo accordo e i rapporti di sicurezza dei sub-responsabili, se disponibili. Se ciò non è sufficiente, il Cliente può far svolgere un audit una volta l'anno, o più spesso se richiesto da un'autorità di controllo o dopo una violazione dei dati. Gli audit sono comunicati con 30 giorni di preavviso e svolti da un revisore vincolato alla riservatezza che non sia un concorrente di KantaPass. Ciascuna parte sostiene i propri costi.

Questo accordo resta in vigore finché KantaPass tratta i dati dei possessori per conto del Cliente. Quando il Cliente elimina il proprio account, KantaPass cancella subito i dati personali. Se il contratto cessa in altro modo, il Cliente può recuperare i propri dati entro 30 giorni di calendario ai sensi della sezione 15 dei Termini di servizio, dopodiché KantaPass cancella i dati personali. I dati escono dai backup entro 37 giorni al massimo, salvo che il diritto dell'UE o di uno Stato membro ne imponga la conservazione. KantaPass conferma la cancellazione per iscritto su richiesta.

La responsabilità delle parti è disciplinata dall'articolo 82 del GDPR e dalla sezione 12 dei Termini di servizio. La limitazione di responsabilità non limita il diritto dell'interessato al risarcimento ai sensi del GDPR.

• Ubicazione: database nell'UE (Svezia); backend, log e backup nell'UE (Finlandia).
• Cifratura: i dati sono cifrati in transito (TLS). Database, archiviazione dei file e relativi backup sono cifrati a riposo con AES-256 (Supabase). I dati del backend, i log e i backup sono cifrati a riposo con chiavi gestite da Google (Google Cloud).
• Separazione dei clienti: i dati dei possessori di ciascun Cliente sono tenuti separati nel database, e gli utenti del Cliente vedono solo i dati della propria attività.
• Controllo degli accessi: il personale di KantaPass accede ai dati dei possessori solo per l'assistenza clienti, e ogni consultazione viene registrata. Le azioni amministrative sono registrate in un registro di audit. I permessi sono concessi solo nella misura richiesta dal compito. L'autenticazione a due fattori è attiva sugli account di amministrazione e sviluppo dei fornitori e nell'app di amministrazione di KantaPass.
• Password: delle password degli utenti viene conservato solo un hash.
• Minimizzazione dei dati: la tessera Apple Wallet mostra solo il nome di battesimo del possessore, mai il cognome, l'email o il telefono. Le notifiche push di Apple sono vuote, e i dati della tessera vengono recuperati direttamente dal backend di KantaPass. A Google Wallet non vengono inviati nome, email o telefono. Il tracciamento di aperture e clic delle email è disattivato. La posizione non viene salvata. Lo strumento Scansiona legge il codice QR sul dispositivo.
• Carte di pagamento: KantaPass non tratta numeri di carta.
• Backup: ogni giorno viene eseguito un backup completo del database, conservato 30 giorni e recuperabile per altri 7.
• Log: i log delle richieste del backend sono conservati in Finlandia per 30 giorni. I log di accesso di Supabase sono conservati 1 giorno. Le sessioni vengono eliminate al logout e dopo 15 giorni di inutilizzo. Gli identificativi del dispositivo e i token push di Apple Wallet vengono eliminati appena l'iPhone segnala che la tessera è stata rimossa o Apple segnala che il token non è più valido.
• Personale: le persone che trattano i dati si sono impegnate alla riservatezza. I dati personali non vengono condivisi in app di messaggistica istantanea.
• Incidenti: le violazioni dei dati sono gestite secondo una procedura documentata e notificate ai sensi della sezione 3.

Elenco aggiornato dei sub-responsabili: https://kantapass.com/it/sub-processors