Tietojenkäsittelysopimus (käyttöehtojen liite 1)

1. Tämä sopimus on osa KantaPassin käyttöehtoja. Rekisterinpitäjä on KantaPassia käyttävä Asiakas. Käsittelijä on KantaPass Oy (Y-tunnus 3612988-5).
2. Sopimus täyttää yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 ("GDPR") 28 artiklan vaatimukset. Sitä sovelletaan kortinhaltijoiden henkilötietoihin, joita KantaPass käsittelee Asiakkaan lukuun. Käsittelyn kohde, kesto, luonne ja tarkoitus sekä tietotyypit ja rekisteröidyt kuvataan liitteessä A.
3. Termeillä on sama merkitys kuin GDPR:ssä.

1. Asiakas vastaa siitä, että käsittelylle on oikeusperuste, että kortinhaltijoille annetaan GDPR 13 artiklan mukaiset tiedot ja että markkinointiin on tarvittavat suostumukset.
2. Asiakkaan dokumentoidut ohjeet ovat tämä sopimus, käyttöehdot sekä Asiakkaan palvelussa tekemät valinnat ja asetukset. Lisäohjeet annetaan kirjallisesti, ja niiden on oltava palvelun ominaisuuksien mukaisia.

KantaPass:

1. käsittelee henkilötietoja vain Asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, myös siirroissa EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, ellei EU:n tai jäsenvaltion laki toisin vaadi. Siinä tapauksessa KantaPass ilmoittaa Asiakkaalle vaatimuksesta ennen käsittelyä, ellei laki kiellä ilmoittamista.
2. ilmoittaa Asiakkaalle viipymättä, jos se katsoo ohjeen rikkovan tietosuojalainsäädäntöä.
3. varmistaa, että tietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon tai heitä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
4. toteuttaa GDPR 32 artiklan mukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, jotka kuvataan liitteessä B.
5. noudattaa kohdan 4 ehtoja alikäsittelijöiden käytössä.
6. auttaa Asiakasta vastaamaan rekisteröityjen pyyntöihin. Palvelussa Asiakas voi itse hakea, korjata, viedä ja poistaa kortinhaltijan tiedot sekä lopettaa tarjoukset kortinhaltijalle. Kortinhaltija voi itse poistaa korttinsa ja perua markkinointisuostumuksensa korttisivulla. Kun kortinhaltija poistetaan, nimi, sähköposti, puhelinnumero ja syntymäpäivä poistetaan, markkinointi lopetetaan, lompakkorekisteröinnit poistetaan ja Google Wallet -kortti vanhennetaan. Leimahistoria säilyy Asiakkaan tilastoja varten ilman näitä tietoja. Jos kortinhaltija lähettää pyynnön KantaPassille, KantaPass välittää sen Asiakkaalle viipymättä eikä vastaa siihen itse ilman Asiakkaan ohjetta.
7. auttaa Asiakasta GDPR 32–36 artiklan velvoitteissa, kuten vaikutustenarvioinnissa ja ennakkokuulemisessa, ottaen huomioon käsittelyn luonteen ja KantaPassin käytettävissä olevat tiedot.
8. ilmoittaa Asiakkaalle tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 48 tunnin kuluessa siitä, kun se on saanut tiedon loukkauksesta. Ilmoituksessa kerrotaan GDPR 33 artiklan 3 kohdan tiedot siinä laajuudessa kuin ne ovat tiedossa, ja tietoja täydennetään sitä mukaa kuin niitä saadaan.
9. poistaa tai palauttaa henkilötiedot sopimuksen päättyessä kohdan 6 mukaisesti.
10. antaa Asiakkaalle tiedot, jotka tarvitaan tämän sopimuksen noudattamisen osoittamiseen, ja sallii auditoinnit kohdan 5 mukaisesti.
11. pitää GDPR 30 artiklan 2 kohdan mukaista selostetta käsittelytoimista.
12. ei myy henkilötietoja eikä käytä niitä omiin tarkoituksiinsa.

1. Asiakas antaa yleisen ennakkoluvan käyttää liitteessä C lueteltuja alikäsittelijöitä.
2. KantaPass ilmoittaa Asiakkaalle sähköpostitse vähintään 30 päivää ennen kuin se ottaa käyttöön uuden alikäsittelijän tai vaihtaa alikäsittelijän. Asiakas voi vastustaa muutosta perustellusta tietosuojasyystä ennen sen voimaantuloa. Jos osapuolet eivät löydä ratkaisua, Asiakas voi irtisanoa sopimuksen päättymään ennen muutosta, ja ennakkoon maksettu käyttämätön kausi hyvitetään.
3. KantaPass asettaa alikäsittelijöille sopimuksella samat tietosuojavelvoitteet kuin tässä sopimuksessa. KantaPass vastaa alikäsittelijöiden velvoitteiden täyttämisestä Asiakkaalle.
4. Henkilötietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle vain GDPR V luvun mukaisesti. Siirtoperusteet on kerrottu liitteessä C.

KantaPass antaa pyynnöstä kirjallisen selvityksen tämän sopimuksen noudattamisesta ja alikäsittelijöiden tietoturvaraportit, kun niitä on saatavilla. Jos selvitys ei riitä, Asiakas voi teettää auditoinnin kerran vuodessa, tai useammin valvontaviranomaisen vaatimuksesta tai tietoturvaloukkauksen jälkeen. Auditoinnista ilmoitetaan 30 päivää etukäteen. Sen tekee salassapitovelvollinen auditoija, joka ei ole KantaPassin kilpailija. Kumpikin osapuoli vastaa omista kustannuksistaan.

Sopimus on voimassa niin kauan kuin KantaPass käsittelee kortinhaltijoiden tietoja Asiakkaan lukuun. Kun Asiakas poistaa tilinsä, KantaPass poistaa henkilötiedot heti. Jos sopimus päättyy muulla tavalla, Asiakas voi noutaa tietonsa 30 kalenteripäivän kuluessa käyttöehtojen kohdan 15 mukaisesti, minkä jälkeen KantaPass poistaa henkilötiedot. Tiedot poistuvat varmuuskopioista viimeistään 37 päivän kuluessa, ellei EU:n tai jäsenvaltion laki vaadi säilyttämään niitä. KantaPass vahvistaa poiston pyynnöstä kirjallisesti.

Osapuolten vastuu määräytyy GDPR 82 artiklan ja käyttöehtojen kohdan 12 mukaan. Vastuunrajoitus ei rajoita rekisteröidyn oikeutta saada korvausta GDPR:n nojalla.

• Sijainti: tietokanta EU:ssa (Ruotsi), taustajärjestelmä, lokit ja varmuuskopiot EU:ssa (Suomi).
• Salaus: tiedot salataan siirron aikana (TLS). Tietokanta, tiedostotallennus ja niiden varmuuskopiot on salattu levossa AES-256-salauksella (Supabase). Taustajärjestelmän tiedot, lokit ja varmuuskopiot on salattu levossa Googlen hallinnoimilla avaimilla (Google Cloud).
• Asiakkaiden erottelu: kunkin Asiakkaan kortinhaltijatiedot pidetään tietokannassa erillään, ja Asiakkaan käyttäjät näkevät vain oman yrityksensä tiedot.
• Pääsynhallinta: KantaPassin henkilökunta pääsee kortinhaltijatietoihin vain asiakastukea varten, ja jokainen katselu kirjataan lokiin. Ylläpidon toimet kirjataan tapahtumalokiin. Käyttöoikeudet annetaan vain tehtävän edellyttämässä laajuudessa. Palveluntarjoajien ylläpito- ja kehittäjätileillä sekä KantaPassin omassa ylläpitosovelluksessa on käytössä kaksivaiheinen tunnistautuminen.
• Salasanat: käyttäjien salasanoista tallennetaan vain tiiviste.
• Tietojen minimointi: Apple Wallet -kortissa näkyy vain kortinhaltijan etunimi, ei sukunimeä, sähköpostia eikä puhelinnumeroa. Applen push-ilmoitus on tyhjä, ja kortin tiedot haetaan suoraan KantaPassin taustajärjestelmästä. Google Walletiin ei lähetetä nimeä, sähköpostia eikä puhelinnumeroa. Sähköpostien avaus- ja klikkausseuranta on pois päältä. Sijaintia ei tallenneta. Skannaustyökalu lukee QR-koodin laitteessa.
• Maksukortit: KantaPass ei käsittele korttinumeroita.
• Varmuuskopiot: tietokannasta otetaan päivittäin täysi varmuuskopio, jota säilytetään 30 päivää ja joka on palautettavissa 7 päivää sen jälkeen.
• Lokit: taustajärjestelmän pyyntölokit säilytetään Suomessa 30 päivää. Supabasen kirjautumislokit säilytetään 1 päivä. Kirjautumisistunnot poistetaan uloskirjautuessa ja 15 päivän käyttämättömyyden jälkeen. Apple Wallet -laite- ja push-tunnisteet poistetaan heti, kun iPhone ilmoittaa kortin poistetuksi tai Apple ilmoittaa tunnisteen vanhentuneeksi.
• Henkilöstö: tietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon. Henkilötietoja ei jaeta pikaviestimissä.
• Poikkeamat: tietoturvaloukkaukset käsitellään kirjatun menettelyn mukaan, ja niistä ilmoitetaan kohdan 3 mukaisesti.

Ajantasainen alikäsittelijäluettelo: https://kantapass.com/sub-processors